Mi historia en la gestión de proyectos ... a cocachos aprendí ... (Parte III)

Primeros logros ...

En este proyecto fuimos reconocidos como el equipo que tenía la mejor gestión de proyectos. Además de reducir el promedio 35% de variación con respecto al esfuerzo estimado inicial los proyectos (promedio de la evaluación de proyectos de 1999) a sólo 2% por responsabilidad del equipo de trabajo, permitió sentir los primeros éxitos en un proyecto, recordando que, "Este proyecto no fracasará... " se estaba cumpliendo...

No sólo logramos cumplir con las expectativas del proyecto en cuanto a avances, fechas y resultados económicos, sino también se incrementó la confianza del equipo de trabajo respecto a su desempeño, se generaba expectativa positiva y motivación en el equipo sobre el plan de trabajo, la planificación de las vacaciones se cumplían....

Asimismo, teníamos la confianza de nuestro usuario, que además, realizaba una más exhaustiva evaluación de los requerimientos que solicitaba ... en vista que se tenía claramente registrado los requerimientos y/o incumplimientos por su responsabilidad.

Con la confianza y buenos resultados, empezábamos a generar una cultura positiva en el equipo respecto a la gestión de proyectos.

Difusión total ... Replicación masiva ...

Otros proyectos empezaron a buscarnos para utilizar la metodología de control operativo de proyectos (esquema de control y seguimiento) para mejorar su desempeño y cumplir con sus objetivos.

Empezamos a capacitar a los diferentes jefes de proyectos con los temas de gestión de proyectos y luego con la metodología de control operativo de proyectos, para seguidamente pasar a la implementación de la metodología en cada uno de sus proyectos. Esta implementación se realizaba en cinco semanas, donde al final el jefe de proyectos tomaba el control de la metodología y de su proyecto.

Cuando terminamos la implementación de la metodología de control de proyectos teníamos información suficiente para evaluar la variación del esfuerzo estimado de cada uno de los proyecto para esa fecha. El resultado, 15% como promedio de variación con respecto al esfuerzo estimado inicial de los proyectos.

Esta reducción a 15% del promedio de variación del esfuerzo estimado de los proyectos, indicaba que ibamos por la dirección correcta con el uso de la metodología.

Nueva meta ... nuevo objetivo ...

Consideraba que lo razonable en los proyectos de desarrollo de software, el promedio de la variación de los esfuerzos estimados debería estar por debajo del 10%, fijamos la meta de 5%.
Al cabo de varias semanas ... con el ingreso y salidas de proyectos fuimos ajustando el indicador hasta llegar al 5% y a partir de alli lo mantuvimos entre el 5% y 7%.

Al tener estandarizada la gestión de los proyectos con la metodología de control y seguimiento nos permitiría consolidar todos los proyectos en un plan consolidado, con lo cual tendríamos claramente, no sólo, las fechas de inicio y fin de cada proyecto, o las variaciones de los mismos, así como las responsabilidades identificadas para cada equipo de trabajo o para el usuario, sino también podíamos controlar los ingresos y salidas de los recursos de manera que optimizabamos los tiempos muertos entre proyectos, negociando los inicios de los nuevos proyectos, ajustando las vacaciones de los colaboradores a los periodos libres entre proyectos.

Una forma de asegurar el pan para mañana ...

El estandar de control y seguimiento de proyectos nos permite controlar los proyectos y optimizar el uso de los recursos, pero además, en el caso de las consultoras cuyo negocio es ejecutar proyectos, las cobranzas están relacionadas a los entregables de cada proyecto, es muy útil el estandar debido a que los entregables nos dan la referencia del flujo de caja positivo, mientras que los pagos a los colaboradores nos dan como referencia el flujo de caja negativo, teniendo por consiguiente el flujo de caja de cada proyecto y finalmente un flujo de caja del
consolidado de todos los proyectos de la consultora. Inclusive, podemos establecer metas sobre el flujo de caja del consolidado de los proyectos, incluyendo proyectos futuros aun no iniciados.

Finalmente, a cocachos aprendí ...

Para nosotros, desarrolladores de sistemas es importante conocer y saber utilizar la herramienta de desarrollo y las metodologías de desarrollo, también es importante el resultado tecnológico funcional del producto en elaboración, pero en algunos casos, no se le da la suficiente importancia a la gestión del proyecto.

Por tanto, podemos terminar con un producto tecnológica y funcionalmente fabuloso y espectacular, pero tal vez, no en la fecha esperada inicialmente, o no con los recursos económicos inicialmente presupuestados, o tal vez con un equipo de trabajo estresado y cansado, esperando no participar en otro proyecto similar.

Con el estandar de control y seguimiento de proyectos, lo importante es la tranquilidad y confianza en un equipo de trabajo durante la ejecución del proyecto, en base a una identificación real y oportuna de los imprevistos y variaciones en el proyecto, de manera que, se tomen las acciones correctivas rápidamente, cuyas soluciones son más faciles de implementar, en comparación a la acumulación de problemas por la falta gestión y seguimiento.

Finalmente, proyectos con calidad, terminados en tiempo y dentro de presupuesto, con los recursos productivos, eficientes y satisfechos, es realmente posible, en la medida que la gestión y seguimiento sea más importante para las empresas y los equipos de trabajo.