Mi historia en la gestión de proyectos ... a cocachos aprendí ... (Parte II)

Microsoft Project... la herramienta

Tenía experiencia utilizando MS Project desde 1996, pensaba que sabía utilizar la herramienta, cuando en realidad sólo registraba las actividades para mostrar en un diagrama de gantt. Para mostrar los avances, registraba los porcentajes o construía un nuevo diagrama de gantt. Para el esquema de control del nuevo proyecto, pensé en definitiva utilizar el MS Project, pero esta herramienta debería tener una mayor utilidad, que simplemente mostrar un diagrama de gantt (en todo caso, podríamos utilizar el MS Excel para hacer lo mismo, sin gastar en licencias de otros productos).

Con el MS Project buscaba cerrar el ciclo completo de control y seguimiento de un plan de trabajo, es decir, que basándome en un plan de trabajo inicial con actividades y recursos definidos, debería periódicamente alimentarlo con las horas aplicadas (horas reales) por los recursos en las diferentes actividades, así como modificaciones en las actividades y/o sus estimados de esfuerzo o fechas de realización, de forma que con los ajustes necesarios, terminaba siendo en mi plan de trabajo inicial para el siguiente periodo.

Finalmente logré establecer el ciclo completo, para quienes conocen MS Project, dos funciones completaron (para mí) el complejo esquema de control y seguimiento de un plan de trabajo, "reprogramar trabajo restante" y "redistribuir recursos", ambos permiten "sincerar el proyecto" debido a las diferentes variaciones en las actividades durante el periodo.

Esquema de control y seguimiento ... su impacto y sorpresas ...

Inicialmente, mientras definía el esquema las revisiones y actualizaciones semanales del plan de trabajo me tomaban alrededor de 12 horas, para 4 recursos en el proyecto, incluía, registrar los reportes de hora de cada uno de los recursos, identificando las actividades de los reportes en el plan de trabajo, ingresar nuevas actividades no contempladas inicialmente, identificar y analizar las variaciones en el proyecto, buscar justificarlas, reajustar el proyecto para reducir o eliminar el atraso en el proyecto, para finalmente cerrar con el informe de avance semanal. Cuatro meses después la actualización semanal tomaba alrededor de 1.5 horas, para 10 recursos en el proyecto, ¿qué cambio?

1. Madurez del esquema de control y seguimiento. Metodología de Control Operativo de Proyectos.


2. Mayores herramientas de identificación de variaciones, como vistas, reportes, etc.


3. Mejora en el registro del reporte de horas de cada uno de los recursos. Más sincero.


4. Mayor compromiso de cada uno de los recursos en sus actividades, debido a la identificación de responsabilidades dentro del proyecto.


5. Mejora en el cumplimiento de los tiempos y estimados de esfuerzo en las actividades para cada uno de los recursos. Cada uno administraba su "plan de trabajo".


6. Reevaluación previa de las actividades futuras y sus estimados que permitan tomar acciones de corrección con anticipación.


7. La identificación anticipada y oportuna de los atrasos o incremento de los esfuerzos por reestimación, que permiten recuperar el tiempo con mayor holgura y tranquilidad. Evitando acumular los atrasos al final de cada fase, entregable o final del proyecto, donde no existe tanto margen de acción.


8. La actitud positiva del equipo de trabajo, creyendo en el objetivo del proyecto, creyendo en el equipo de trabajo y creyendo en el plan de trabajo.


9. Finalmente, la cultura de planificación, control y seguimiento en cada uno de los participantes en el proyecto, como herramienta imprescindible para el mejor desarrollo de los proyectos.
   

Con todos estos cambios, todos los recursos estaban alineados y comprometidos con sus actividades, veía en cada uno de ellos,

1. No habían atrasos que recuperar, o eran mínimos. Mínimas variaciones, justificadas por los recursos y fácilmente recuperables.


2. Rápido registro de horas de los recursos


3. Mínimo reajuste, en vista que no hay atrasos.


4. Mínima justificación por responsabilidad del equipo de trabajo.


5. Sin estrés en el proyecto, sin amanecidas u horas extras innecesarias.
   

Por ello, la actualización se redujo de 12 horas a sólo 1.5 horas en la semana. El proyecto mantenía sus fechas originales o sólo tenía alguna variación por requerimientos adicionales de los usuarios.