Control y seguimiento del proyecto ... un problema cultural

"No hay tiempo para realizar el control y seguimiento del proyecto", "no hay tiempo para elaborar los informes y reportes de avance", "no hay tiempo para reuniones de avance", son expresiones típicas y comunes por la que muchos de nosotros hemos pasado, hasta que nos convencimos que las cosas funcionan mejor con la gestión de proyectos.

Siempre he pensando que este problema común, es un problema cultural (cultura en la forma de trabajo) al cual nos es difícil adaptarnos (en un comienzo), lo tomamos como un trabajo engorroso que no tiene un beneficio "directo" con el desarrollo del software, con la construcción de la aplicación, y que únicamente sirve para informar los avances a la gerencia.

A veces creo que sólo somos especialistas en desarrollo, especialmente cuando empezamos, porque nos gusta analizar, diseñar, programar, en general construir aplicaciones, hacer que la computadora realice lo que queremos. Entiendo que si nos hubiera gustado como especialidad, el controlar y hacer seguimiento, posiblemente estaríamos en otra carrera. Pero lo que tenemos que comprender es que en general cualquier especialización a la que nos dediquemos requiere una administración, control, seguimiento para que finalmente logremos el objetivo trazado.

En estos casos, no es solamente conocer una metodología de control y seguimiento, es necesario entenderlo, es necesario vivirlo. Para ello, necesitamos darnos una oportunidad, que nos permita vivir un proyecto con el control y seguimiento adecuado, para entenderlo y con ello, compararlo con situaciones anteriores (proyectos sin control ni seguimiento), para evaluar y comprender el impacto positivo que anteriormente no era posible medirlo (en vista que no se entendía).

Ejemplos de impacto positivo,

1. Acciones oportunas, con el seguimiento, se detectan los problemas en el momento, y no al final cuando es mucho mas difícil corregir.
2. Equipo sin estrés (en proyectos con problemas o sin problemas), desde el momento que se tiene conocimiento de la situación real con las acciones de corrección claramente definidas, la situación es mejor (no necesariamente bueno, en proyectos con problemas), pero mejor.
3. Confianza en el plan, creer en el plan, creer en la fecha de termino, al margen de problemas y correcciones, tener la versión real de la situación, que nos permitan tomar la mejor decisión. Sin un seguimiento, la fecha del plan es irreal, con lo cual no es posible tomar la decisión adecuada.
4. Preocupación individual de cada integrante, teniendo el plan actualizado, cada integrante tiene una guia por cumplir, para evitar que el plan general (creíble para todos los integrantes) no se vea afectado. Esta actividad no es únicamente del jefe de proyectos (como pareciera inicialmente), entendemos que la gestión es de todos los integrantes (cada uno en sus actividades), donde el jefe de proyectos los consolida.

Al tener el impacto positivo, valoraremos más el esfuerzo por realizar el control y seguimiento, entenderemos mejor sus beneficios y será difícil dejarlo en los siguientes proyectos, con ello habremos cultivado la cultura de control y seguimiento en los proyectos.