En diferentes ocasiones nos cuesta revisar los entregables y los procesos que nuestros equipos de trabajo elaboran y ejecutan, pensamos que es engorroso y una pérdida de tiempo, siempre preferimos construir, desarrollar, crear cosas nuevas, en lugar de estar revisando y corrigiendo el trabajo de otras personas.
Alguna vez alguien me pregunto: [[Para qué tanto control y metodología ...]], yo le respondí, "aun tenemos mucho por mejorar, porque aun perdemos mucho tiempo en retrabajos por los errores que detectamos en el producto. Y porque esos retrabajos se realizaban a puertas de la entrega del producto, cuando ya no te quedaba mucho tiempo".
Si bien tenemos que corregir el producto antes de entregarlo, lo mejor es evitar generar estos errores en el momento que se elabora el producto. Y se evita, ejecutando correctamente los procesos durante la elaboración.
Incluso el costo de la corrección del error es menor, en la medida que se detecte lo mas temprano posible.
Esta revisión que parece engorroso a lo largo del proceso de elaboración del producto, porque tenemos la idea de revisar todo el entregable o todo el documento para ver si no tiene ningún error. No se trata de encontrar todos los errores, se trata de enfocarnos en la forma de trabajo del colaborador. Es decir, asegurarnos que entienda el propósito de las actividades del proceso, de las políticas, de los artefactos, del producto final. Si los comprende y los cumple, no debería existir problemas con los entregables y los productos.
Con este enfoque, donde nos aseguramos que se comprenda y se cumpla los procesos y entregables con calidad, la estrategia es revisar puntualmente una actividad o parte de una actividad, un entregable del proceso o parte de un entregable, con una frecuencia razonable y cubriendo la mayor cantidad de colaboradores del equipo, tipos de actividad o tipos de entregables.
En un ejemplo de desarrollo de software, sabemos que en la etapa de Análisis, necesitamos elaborar el Documento de Análisis, para ello, la revisión pueden realizarse de la siguiente manera:
Teniendo una política : "Todo avance de documento debe colocarse en el repositorio del proyecto", por lo que la revisión no implica reunirse con el Analista para revisar el documento, sino únicamente revisar el repositorio para buscar el documento de Análisis. En caso no se encuentre se anotará una observación. Por lo que esta actividad toma menos de un minuto.
En el caso de encontrarse el documento en el repositorio, el siguiente paso puede ser la revisión del cumplimiento del formato (en una primera instancia), sin necesidad de revisar (aun) la coherencia del contenido, si observamos que no cumple con el formato, o no completa el formato adecuadamente, también se anotará una observación. Esto tomará menos de 5 minutos por documento.
En otro momento, se revisará la coherencia del contenido de un documento análisis, donde posiblemente, no se comprenda a cabalidad lo descrito. O simplemente no sigue el formato previamente establecido que describe el flujo de una funcionalidad. Ante ello, se registra una observación respecto a la deficiente descripción del contenido. Posiblemente esto tomará aproximadamente 5 minutos por funcionalidad.
Estas observaciones permitirá al colaborador que elaboró el documento, buscar alinearse al procedimiento establecido para esta actividad, con lo cual se evitará arrastrar nuevos errores o incumplimientos posteriormente en otros documentos. Asimismo, deberá corregir todos los documentos anteriores, no revisados.
De manera que se irán incluyendo nuevos temas de revisión a lo largo del proceso, sin necesidad la actividad o el entregable completo, sino mas bien, esto permitirá generar una cultura de calidad dentro del cumplimiento de los procesos, políticas y entregables del proyecto o servicio.
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